Une campagne d’appels sortants permet entre autres d’acquérir et de fidéliser des clients. Pour assurer sa gestion cependant, il faut mettre en œuvre une stratégie gagnante et utiliser les bons outils. Aujourd’hui, les entreprises peuvent désormais recourir aux services d’un centre d’appels pour gérer et réussir un tel projet. Qu’elle soit réalisée dans le cadre d’une prise de rendez-vous, d’une prospection commerciale ou d’une enquête de satisfaction, cette campagne aura ainsi un impact considérable. Afin qu’elle soit efficace et productive dans ce cas, il faut suivre les étapes suivantes.
La définition des objectifs principaux
Pour une meilleure gestion de sa campagne, une entreprise peut en effet recourir à un prestataire en appels sortants. Cette solution va lui permettre de mieux cerner ses objectifs, dont la définition est indispensable pour mettre en place une stratégie adaptée. Cela signifie qu’elle devra absolument déceler ses réels besoins.
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Est-ce qu’elle souhaite générer des leads ? Relancer des prospects ? Fixer des rendez-vous ? Résilier des contrats ? Ou développer ses performances commerciales ? Elle devra en faire part au spécialiste de la gestion d’appels téléphoniques afin qu’ils puissent définir ensemble la meilleure approche.
L’identification des cibles potentielles
S’il faut d’abord des motifs clairs et précis pour organiser une campagne d’appels sortants, il est aussi nécessaire de contacter les bonnes personnes. C’est pourquoi il est important de bien connaître au préalable ses clients potentiels. Cela aide l’entreprise à établir une liste de contact prédéfinie que les téléprospecteurs du centre d’appels pourront par exemple prioriser.
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Bien entendu, ce répertoire doit inclure les numéros de téléphone des personnes susceptibles de s’intéresser à ses produits ou de solliciter ses services. Autrement dit, la réussite de sa campagne repose sur la qualité de cette liste d’appels sortants.
La mise à jour de la base de données
Avec un prestataire d’appel téléphonique, une firme peut facilement et régulièrement mettre à jour sa banque de données clients. Cette démarche importante pour son développement permet alors à ses commerciaux ou à ses prospecteurs de recourir et d’exploiter des informations utiles et valides. Cela se traduit en outre en un gage de qualité dans la gestion d’une campagne d’émission d’appels.
C’est pourquoi il vaut mieux utiliser un CRM (Customer Relationship Management) connecté à l’outil de téléphonie. Il s’agit d’un excellent moyen pour faciliter l’enregistrement de nouvelles informations sur la fiche d’un contact. Bien évidemment, la mise à jour d’une base de données peut être confiée à un centre d’appels.
La mise en avant du savoir-faire des agents
Lors des appels sortants, ce sont finalement les téléprospecteurs, téléconseillers ou télévendeurs qui feront la différence. Raison pour laquelle l’amélioration de leurs compétences est devenue une étape indispensable pour que chaque appel atteigne sa cible.
En assurant la formation de ses représentants, une marque pourra notamment réussir sa campagne. Bien qu’ils aient des connaissances avérées dans la gestion d’appels téléphoniques certes, il est toutefois préférable d’affiner leur savoir-faire. Leur formation sera ainsi une étape clé pour obtenir des échanges productifs. La promesse de récompense étant plus appropriée que le management par la peur, il faut également s’en servir pour les motiver.
L’évaluation de l’impact de la campagne
Lorsqu’un projet d’appels sortants touche à sa fin, il est nécessaire de mesurer son efficacité. C’est notamment à travers les résultats qu’il est possible de constater la pertinence de cette stratégie. A-t-elle été réellement positive ? Faut-il encore l’améliorer ?
En effet, l’issue de la campagne devrait en dire davantage sur la qualité des échanges ou encore la performance des opérateurs au sein du service d’appel téléphonique. De son côté, le prestataire devrait également pouvoir évaluer tous les indicateurs de performances en vue d’améliorer la portée des futures campagnes d’appels sortants de l’entreprise cliente.